監事の役割とはまず会計監査！チェックリストで確認を！
「監事」という重要な役員であるにも関わらず、輪番制で理事会のメンバーに選ばれ、くじ引きで「監事」になったという方も多いはずです。「監事」の仕事は、まず「会計監査」です。何をどのように監査すればよいのかチェックリストをダウンロードして確認をすると漏れがありません。「監事」になったら、まず何をチェックすべきなのか把握することから「監事」の仕事がスタートします。
■ 目次 ■
監事の選び方
理事会で役員を決める場合に、「理事長」や「副理事長」は、責任と負担が重いので、簡単で楽な「監事」の役員に安易に立候補しようと考えて、「監事」を引き受ける方がいます。
しかし、「監事」の役割は、管理組合の業務や財産の状況を監査するという重要な立場の役員となります。ということは、「理事長」や「副理事長」の役員以上に責任が重いと言えるかもしれませんね。
複数の役員からどのように「監事」を選んでいるのでしょうか。理事が行う業務をチェックするのが「監事」の役割ですから、チェック機能を有効に働かすためには、総会の場で選出するべきではないかと考えます。アミダクジやジャンケンで決めることが多いですが、本当にそれでよいのでしょうか。
「監事」を、役員の互選で監事を選んでいるマンションもあるようですが、「監事は理事とは別に総会で直接選ぶ」べきです。
監事の役割は
「監事」の仕事には、「会計監査」と「業務監査」があります。「会計監査」では、収支予算書・貸借対照表・月次収支報告書と言った簿記会計や財務の知識が必要となります。仕事で経理を扱っているのであれば、ある程度の会計知識はあるでしょう。
銀行員や公認会計士に携わっている方や個人事業主でも大丈夫だと思います。しかし、全くお金を扱うことのない仕事に就いている方に「監事」という重要な仕事を任せてもよいのか疑問です。
「監事」の仕事内容は、まず管理会社が「監事」になった方へ教えてあげて、適切な「会計監査」が行えるようにフォローして頂きたいものです。また、過去に「監事」を経験した方が新たに「監事」となった方のサポートをする仕組みが構築できるとよいですね。
国土交通省（国交省）のマンション管理規約の第４１条（監事）には、
第４１条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
２ 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
３ 監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。
マンション管理規約第４１条（監事）
と記されています。ただ監査するだけではなく、不正があると認められた場合は、臨時総会を招集することができるほどの権限を持っているということです。ですから、「監事」には、理事長以上に責任が与えられているのだと感じました。
会計監査とは
「監事」の仕事のひとつ「会計監査」とは、どんな監査を行えばよいのか綴ります。「業務監査」については、「監事の仕事内容は会計監査だけではない！チェックリストで確認を！」を参照願います。
予算との関係
管理費と修繕積立金は、総会で承認された予算に基づいた徴収があり、かつ予定通りの支出が行われているか確認が必要です。使途が不明な支出に関しては、納得の行くまで説明を管理会社から求めてください。管理費や修繕積立金が徴収できない場合の理由は、適切な理由であるのか確認が必要です。
修繕積立金の運用
修繕積立金の性質から、使用使途は、
- 不測の事故等により必要となる費用
- 敷地及び共用部分等の変更や処分
- 区分所有者全体の利益のために特別に必要となる費用
と限られています。これら以外の目的のために修繕積立金を取り崩して使用していることはないでしょうか。総会の承認に基づいて修繕のために用いているでしょうか。
残高と証明書の一致
金融機関の残高と金融機関発行の残高証明書の額は、一致しているでしょうか。複数の金融機関を用いている場合は、全ての残高の一致確認が必要となります。
請求書と領収書
管理に要する費用の支払いは、請求書等に基づく処理が行われているでしょうか。領収書が発行された場合は、きちんと領収書が保管されているでしょうか。
銀行口座の名義人
金融機関の通帳は、理事長名義の銀行口座に変更されているでしょうか。輪番制で理事長が変わる場合は、銀行口座の口座名義人の変更手続きが必要となります。
印鑑と通帳の管理
不正を防止するために、金融機関の通帳を管理会社が保管し、金融機関の銀行印を理事長が保管しています。通帳も銀行印も一緒に管理会社が保管していると横領事件が起きやすくなります。
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滞納者の督促管理
管理費・修繕積立金・駐車場使用料・専用庭使用料など、管理組合に対して負担すべき費用が未回収はなかったでしょうか。未収金の管理は適切に行っているでしょうか。もし、滞納者がいる場合には、マンションで定めたルールに従って、督促業務を管理会社は行い、管理組合へ報告が行われているでしょうか。
チェックリストのダウンロード
「会計監査」と「業務監査」のためのチェックリストは、ここからダウンロード願います。チェックリストには、どういう観点で「監査」を行うべきかも掲載しています。「監査」のためにお役立ち頂ければ幸いです。
■チェックリスト
■監 査 報 告 書
おわりに
「監事」の仕事がなければ、総会を開くことができません。総会には、「監事」の報告が必要だからです。適切な会計が行われたのかを自ら総会の中で発言するほどの役割を担っているのですから。
総会資料の中に「監査報告書」が添付されています。「監査の結果、適正である。」ことの証明ですが、チェックリストを添付して、どんな観点でチェックして適正であると判断したの根拠をも示すことが、マンション住民の納得を得られやすいのではないかと思います。
横領や着服などの不正を未然に防止するための重要な役割を果たしているのが、「監事」の役割なのですから。あってはならないことですが、理事長による不正な出金や管理会社による着服など過去に不正が行われた事件がありましたから。
１３年の理事体験から生まれた「１億円残せる！マンション管理」の本からも、学ぶべきこともあるのではないかと思います。
監事の役割とはまず会計監査！チェックリストで確認を！
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